Automatiser devis, factures et relances d'impayés

Cortexa automatise les devis, les factures et les relances d'impayés des TPE, PME, artisans et prestataires. Un agent IA prépare le devis à partir de la demande du client, génère la facture quand la mission est terminée et relance les paiements en retard au bon moment. Il se branche sur l'outil de facturation que vous utilisez déjà.

Le service s'adresse à ceux qui font leur administratif le soir, une fois le vrai travail terminé. C'est souvent à ce moment-là que les devis partent en retard et que les relances ne partent pas du tout.

Ce qu'on automatise, du devis au paiement

La chaîne complète compte quatre maillons. On peut les automatiser tous, ou seulement celui qui vous coûte le plus.

• Le devis. L'agent lit la demande (formulaire, e-mail, message WhatsApp), pose les questions qui manquent, puis prépare le devis à partir de votre grille de prix et de vos modèles. Vous le relisez, il part.
• La relance de devis. Un devis sans réponse est relancé selon un calendrier que vous fixez, et la relance s'arrête dès que le client répond. La méthode détaillée est dans notre article relance de devis automatique.
• La facture. Quand la mission ou le chantier est marqué comme terminé, la facture est générée à partir du devis accepté, envoyée au client et classée.
• La relance d'impayé. À l'échéance, un premier rappel part, puis un deuxième plus ferme et un troisième si rien ne bouge. Les modèles de rappel et le passage à la mise en demeure sont expliqués dans l'article relance de facture impayée.

Chaque document est rangé au même endroit, retrouvable par client ou par date.

Un exemple : Guillaume Rénovation

Guillaume est artisan. Avant, il faisait ses devis le soir, après ses chantiers. Aujourd'hui, l'agent envoie le devis, génère la facture en fin de chantier et relance les impayés. Une application de chantier lui dit où il en est sur chacun, sans qu'il ait à fouiller dans ses papiers.

Cette application a été construite pour son métier. Si vous avez besoin d'un outil de suivi qui n'existe pas dans le commerce, c'est l'objet de la page développement d'application sur mesure.

Comment ça marche, concrètement

1. On part de vos documents. Votre grille de prix, vos modèles de devis et de facture, vos conditions de paiement, vos mentions. L'agent n'invente aucun tarif.
2. On branche vos outils. Votre messagerie (Gmail), votre outil de facturation, votre paiement en ligne (Stripe) et votre CRM si vous en avez un (HubSpot, Salesforce). Les enchaînements passent souvent par n8n ou Zapier, voir la page agence n8n.
3. On fixe les règles. Quand relancer, sur quel ton, par quel canal (e-mail, SMS ou WhatsApp), qui prévenir quand une facture dépasse un certain retard.
4. On teste sur vos vrais dossiers. Des devis déjà envoyés, des factures déjà payées, pour vérifier que tout sort correctement avant la mise en service.
5. On met en service. La première automatisation tourne en 1 à 4 semaines après le diagnostic, selon le nombre d'outils à relier.

Ce que l'agent ne décide pas

Un devis vous engage, une facture aussi. L'agent prépare, envoie et relance, mais il reste dans le cadre que vous avez écrit. Il n'accorde aucune remise et ne modifie pas un prix de lui-même. Il ne signe rien et n'engage aucune dépense. Un client qui conteste une facture, demande un échéancier ou négocie un devis est transmis à vous ou à votre équipe, avec l'historique de l'échange.

Un humain valide ce qui engage l'entreprise. On décide avec vous, au diagnostic, ce qui part après votre relecture et ce qui peut partir seul (un rappel de paiement courtois, par exemple).

Et la facturation électronique obligatoire ?

La réforme est en cours. Selon Entreprendre Service Public, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. L'obligation d'en émettre s'applique depuis cette date aux grandes entreprises et aux ETI, et s'appliquera le 1er septembre 2027 aux PME et aux micro-entreprises. Les factures doivent passer par une plateforme agréée par l'État.

Cortexa n'est pas une plateforme agréée et ne la remplace pas. Nos automatisations travaillent avec votre outil de facturation : c'est lui qui émet et transmet. Si vous devez changer d'outil pour la réforme, on en tient compte dans le plan d'action.

Les outils qu'on branche

Gmail pour l'envoi et la réception, Stripe pour les liens de paiement, HubSpot ou Salesforce pour le suivi commercial, WhatsApp pour les relances qui ont besoin d'un canal plus direct, n8n ou Zapier pour relier le tout. Pour votre logiciel de facturation, on vérifie au diagnostic comment il se connecte. On ne vous fait changer d'outil que si le gain est démontré.

Les automatisations et les documents restent sur vos comptes. Si vous arrêtez la maintenance, tout continue de tourner.

Comment ça se passe avec Cortexa

Le point de départ est un diagnostic gratuit de 30 minutes en visio, décrit sur la page audit IA. On regarde combien de devis vous envoyez, combien restent sans réponse, combien de factures sont payées en retard et combien de temps vous y passez. Sous 10 jours, vous recevez un plan d'action chiffré, qui vous reste même si vous ne signez pas.

L'installation se fait sur devis, avec un montant ferme calculé à partir des heures et de l'argent qu'elle vous fait récupérer. La maintenance est mensuelle et résiliable. Si vos clients vous écrivent aussi pour des questions courantes, la même base peut servir à un agent IA de service client.

Questions fréquentes

Peut-on automatiser la facturation sans changer de logiciel ?

Dans la plupart des cas, oui. On branche l'automatisation sur l'outil que vous utilisez déjà. On vérifie au diagnostic qu'il se connecte correctement, et un changement n'est proposé que si le gain le justifie.

L'agent envoie-t-il les devis sans que je les relise ?

Non. Un devis vous engage, donc il passe par vous. L'agent le prépare à partir de votre grille de prix et de vos modèles, vous le validez, puis il l'envoie et se charge des relances.

Comment se passe la relance d'une facture impayée ?

Un premier rappel courtois part après l'échéance, puis un deuxième plus ferme et un troisième si le paiement n'arrive pas. La relance s'arrête dès que le client paie ou répond. Au-delà du troisième rappel, le dossier vous revient : la mise en demeure est une décision humaine.

Cortexa est-il une plateforme de facturation électronique agréée ?

Non. Nos automatisations travaillent avec votre outil de facturation, qui se charge de l'émission et de la transmission par une plateforme agréée.

Combien de temps pour mettre en place l'automatisation ?

Comptez 1 à 4 semaines après le diagnostic, selon le nombre d'outils à relier et le nombre de maillons à automatiser.

Sources

• Facturation électronique : c'est pour bientôt !, Entreprendre Service Public (mis à jour le 27 février 2026)